Você acabou de lançar seu site, e agora o fluxo de emails explodiu. Mensagens se acumulam, prazos se perdem no vácuo, e a sensação é de que o caos tomou conta. Se isso parece familiar, respire. Você não está sozinho — e existe uma solução.

O GTD (Getting Things Done), metodologia criada por David Allen em 2001 no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, surgiu justamente para resolver esse tipo de problema. Empresários, executivos e até times inteiros usam esse sistema para transformar desordem em ação organizada — sem precisar virar um expert em gestão de emails.

Aqui está como aplicar o GTD para domar o fluxo de mensagens e recuperar o controle em 5 passos práticos:

1. Captura: Pare de Deixar Tudo na Caixa de Entrada

Sua caixa de emails não é uma lista de tarefas. Quanto mais mensagens acumuladas, maior a sensação de descontrole.

O que fazer?
✔ Crie um sistema de captura rápido (ex.: pastas “A Processar”, “Urgente”, “Aguardando Resposta”).
✔ Use regras de automação (filtros no Gmail/Outlook) para classificar automaticamente.
✔ Se algo demanda ação, transfira para uma lista de tarefas (não deixe só no email).

Resultado: Sua caixa de entrada deixa de ser um depósito de ansiedade e vira um fluxo organizado.

2. Esclareça: Cada Email Deve Virar uma Ação ou Sumir

Não adianta só ler e deixar lá. Para cada mensagem, pergunte:

Exige uma ação?

Se sim, qual é o próximo passo concreto?
(Ex.: “Responder com orçamento”, “Agendar reunião”).

Se não, arquive ou delete imediatamente.

Evite:
❌ Deixar emails “para decidir depois” (isso gera pilhas invisíveis de trabalho).
❌ Usar a caixa de entrada como lembrete (você vai esquecer).

3. Organize: Tire as Tarefas do Email e Coloque Onde Elas Pertencem

Se você só age a partir da caixa de entrada, está refém da urgência dos outros.

Solução:
✔ Transfira tarefas para um sistema confiável (Trello, Asana, Todoist, até um bloco de notas).
✔ Classifique em:

Ações rápidas (<2 minutos? Faça agora).

Projetos (ex.: “Criar página de vendas” → quebra em etapas).

Aguardando (respostas de terceiros? Mova para uma lista separada).

4. Execute: Pare de “Gerenciar Emails” e Comece a Agir

Checar emails o dia todo não é produtividade — é vício em urgência.

Como escapar?
✔ Defina blocos de tempo (ex.: 3x ao dia, 30 minutos cada).
✔ Use a Regra dos 2 Minutos: Se resolver algo leva menos que isso, faça imediatamente.
✔ Priorize com base em:

Impacto (o que traz mais resultado?).

Prazos reais (não os imaginários).

5. Revise: Atualize Seu Sistema Antes Que o Caos Volte

Se você não revisar, tudo volta a ser uma bagunça.

Faça toda sexta-feira:
✔ Limpe a caixa de entrada (zero emails não processados).
✔ Verifique tarefas pendentes e projetos em andamento.
✔ Atualize listas (o que foi resolvido? O que ainda falta?).

Você Não Precisa “Se Virar” — Precisa de Um Sistema

O GTD não é sobre trabalhar mais — é sobre trabalhar com clareza.

Se o fluxo de emails após o lançamento do site está insustentável, pare de apagar incêndios e comece a agir com método.

Comece hoje:

1. Capture tudo fora da caixa de entrada.
2. Defina ações claras (não deixe no “depois”).
3. Organize em um sistema (não confie na memória).

Em uma semana, você já sentirá o alívio de ter o controle de volta.

Quer um passo a passo mais detalhado? Deixe nos compentários seu problema que sempre apareço aqui
com alguma sugestão, você também pode me mandar sua dúvida em na pagina de Contato